Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (644) z dnia 20.10.2025

Wydatki na zakup ubioru służbowego dla pracowników z logo firmy jako koszty reklamy

Jednostka zakupiła ubrania służbowe z logo firmy dla pracowników w ramach działań marketingowych. Ubrania te pracownicy mogą używać wyłącznie w celach służbowych. Wydatki na zakup ubrań uznano za koszty reklamy. Na jakich kontach ujmuje się takie koszty? Czy koszty te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wydatki poniesione na reklamę jednostka może ewidencjonować na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na specjalnie do tego przeznaczonym koncie 40-7/1 "Koszty reklamy", utworzonym w ramach konta 40-7 "Koszty reprezentacji i reklamy". Jednostka może również przyjąć zasadę, że koszty reklamy ujmuje na kontach zespołu 4, w zależności od ich rodzaju. W takim przypadku np. przekazanie materiałów na cele reklamy ujmie na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" (w analityce: Koszty reklamy), a zakup usług obcych - na koncie 40-2 "Usługi obce" (w analityce: Koszty reklamy). Ewidencjonując koszty podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 5, koszty reklamy odnosi się na konto 52-7 "Koszty sprzedaży". Jeżeli na kontach zespołu 5 jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży, to koszty reklamy księguje na koncie 55 "Koszty zarządu", z którego może wyodrębnić konta analityczne dotyczące kosztów reklamy. Warto mieć na uwadze, że jednostki nie mają ustawowego obowiązku wydzielać w swoich księgach rachunkowych kosztów reklamy. Koszty te nie zostały bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. W zakładowym planie kont, będącym załącznikiem do zasad (polityki) rachunkowości, opisującym przyjęte przez jednostkę do stosowania zasady rachunkowości, o których mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości - jednostki powinny opisać zasady ewidencjonowania tych kosztów.

Ewidencja księgowa kosztów zakupu ubrań służbowych z logo firmy, uznanych za koszty reklamy, będzie przebiegała zapisem po stronie Wn konta 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy) lub 40-7/1 "Koszty reklamy", lub 52-7 "Koszty sprzedaży", lub 55 "Koszty zarządu", w korespondencji ze stroną Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu". Jeżeli jednostka nie przekazuje ubrań pracownikom bezpośrednio po zakupie, tylko przyjmuje je do magazynu, to zapis księgowy będzie przebiegał wówczas po stronie Wn konta 31 "Materiały", w korespondencji ze stroną Ma konta 30.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wprost wskazanych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 updop i art. 23 ust. 1 updof. Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof). Kosztem podatkowym mogą być natomiast wydatki poniesione na reklamę. Do takich wydatków można zaliczyć wydatki na odzież służbową dla pracowników, przeznaczoną tylko do użytku w celach służbowych (wykluczony jest użytek osobisty), na której znajduje się logo firmy umieszczone w widocznym miejscu - w celu promowania/reklamowania firmy pracodawcy. Noszenie przez pracowników takich ubrań przyczynia się bowiem do rozpowszechniania informacji o firmie pracodawcy, zwiększenia jej rozpoznawalności oraz jej towarów, produktów lub usług, a także zachęcenia do ich zakupu itd. Potwierdza to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.185.2025.2.PK, w której stwierdził:

"(...) odzież służbowa dla personelu pokładowego, o której mowa we wniosku spełnia funkcję reklamową, gdyż zmierza do identyfikacji Spółki, a co za tym idzie jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów.

Logo jest to znak handlowy, o charakterze graficznym, dzięki któremu podmioty reklamują swoje usługi, przy czym jednocześnie odróżniają się od innych. Logo identyfikowane jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami czy usługami, które poprzez swoje działanie zwiększają ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcają do ich nabycia.

Odzież ta pełni istotną funkcję reklamową Spółki, umożliwia klientom łatwą identyfikację personelu, wyróżnia pracowników na tle innych osób, zwiększa rozpoznawalność marki na rynku oraz wspiera pozyskiwanie nowych klientów, co w konsekwencji przyczynia się do wzrostu osiąganych przychodów. Zapewnienie odpowiedniego, jednolitego, profesjonalnego wizerunku personelu pokładowego obsługującego loty realizowane przez Spółkę, a tym samym budowanie rozpoznawalnej marki i zaufania wśród klientów (pasażerów), ma bezpośredni związek z pozyskiwaniem oraz utrzymywaniem klientów, a zatem również z uzyskiwaniem przychodów. Zapewnienie jednolitego wizerunku personelu pokładowego stanowić będzie działanie służące nie tylko uzyskaniu przychodów, ale również ich zabezpieczeniu i utrzymaniu na konkurencyjnym rynku.

Ponadto jak Państwo wskazali odzież służbowa pozostanie własnością Spółki i będzie wykorzystywana wyłącznie w związku z realizacją obowiązków zawodowych, zarówno podczas pracy na pokładzie samolotu, w innych sytuacjach związanych z obsługą pasażerów, na lotnisku oraz w siedzibie Spółki. Personel pokładowy jest zobowiązany do jej zwrotu w przypadku zakończenia stosunku pracy lub w innych określonych sytuacjach. Odzież ta, jako Państwa własność, nie będzie mogła być wykorzystywana do celów prywatnych przez personel pokładowy, co zostanie jednoznacznie określone w wewnętrznych regulacjach Spółki i Spółek Zatrudniających. Ciężar wydatków na zakup odzieży służbowej, o której mowa we wniosku, będzie ponoszony w całości przez Państwa. Koszty te nie będą w jakikolwiek sposób refakturowane, zwracane ani refundowane przez Spółki Zatrudniające lub inne podmioty.

Zatem Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe (...)".