Wydatki na nocleg dla kontrahentów jako koszty podatkowe

Zaprosiłam swoich kontrahentów na spotkanie w celu omówienia warunków współpracy. W związku z tym spotkaniem poniosłam wydatki związane z zapewnieniem im noclegu. Czy ich wartością mogę obciążyć koszty podatkowe? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 977599)

Wydatki poniesione na zakwaterowanie kontrahentów w związku z organizowanym spotkaniem biznesowym mogą obciążać firmowe koszty podatkowe.

Jeszcze do niedawna organy podatkowe wydatki za nocleg kontrahentów uznawały za niestanowiące takich kosztów. Obecnie jednak ich stanowisko w tej kwestii jest bardziej przychylne dla podatników (por interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej: w Bydgoszczy z dnia 15.01.2015 r., nr ITPB4/423-139/14/PST, oraz w Katowicach z dnia 14.04.2015 r., nr IBPBI/1/4511-43/15/BK). W wydawanych interpretacjach fiskus podkreśla, że rozliczając w kosztach podatkowych wydatki na rzecz kontrahentów szczególną uwagę należy zwrócić na art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof, z którego wynika, iż nie uważa się za nie kosztów reprezentacji. Stąd kosztem podatkowym nie mogą być wydatki na organizację spotkań, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, wykreowanie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, a także wystąpienie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkania. Organy podatkowe podkreślają przy tym, że każdy wydatek, którym podatnik zamierza obciążyć koszty podatkowe, powinien być oceniany indywidualnie. W ich opinii, aby takie obciążenie było możliwe, spotkania z kontrahentami nie mogą mieć czysto konsumpcyjnego czy rozrywkowego charakteru, a wydatki na ich organizację nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim powinno być wzmocnienie relacji z kontrahentami i partnerami biznesowymi, omówienie warunków współpracy, czy też prowadzenie rozmów biznesowych.

Z pytania można wnioskować, że celem poniesionych wydatków na noclegi kontrahentów nie było stworzenie dobrego wizerunku firmy ani wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami, lecz uregulowanie czy też rozszerzenie istniejących kontaktów gospodarczych. W takim wypadku wydatki te spełniają przesłanki pozwalające uznać je za koszty podatkowe, gdyż zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich powstawania.

Należy jednak pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek należytego udokumentowania omawianych wydatków. To z kolei oznacza, że dowody ich poniesienia powinny umożliwić w sposób bezsporny ustalenie związku wydatków z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz racjonalność ich poniesienia.