Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 14 (542) z dnia 20.07.2021

Koszulki i bluzy z logo firmy zakupione dla pracowników

Spółka zakupiła dla swoich pracowników koszulki i bluzy z logo firmy. Pracownicy jeżdżą w nich na spotkania do klientów. Czy wydatki te ujmować w księgach rachunkowych jako koszty reklamy, czy wydatki biurowe?

Przepisy prawa nie definiują pojęcia kosztów reklamy oraz kosztów reprezentacji. Niemniej jednak odróżnienie jednych od drugich jest kluczowe z punktu widzenia przepisów podatkowych, gdyż koszty reklamy zalicza się do kosztów podatkowych na zasadach przewidzianych w art. 22 ust. 1 updof praz art. 15 ust. 1 updop, natomiast koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (por. art. 23 ust. 1 pkt 23 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 updop).

W świetle prawa podatkowego, wydatki na zakup odzieży służbowej dla pracowników opatrzonej logo firmy umieszczonym w widocznym miejscu, traktuje się jak koszty reklamy, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Stanowisko to potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 4 października 2018 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB, w której wskazał, że:

"(...) wydatki związane z zakupem odzieży oznaczonej logo firmy w miejscu widocznym dla klientów, kontrahentów czy partnerów Spółki, z którymi kontakt będą mieli pracownicy ubrani w odzież służbową (koszulki polo, kurtki typu softshell - oznakowane logo firmy widocznym na zewnątrz), wykorzystanej przez pracowników bez względu na to czy jest ona im przekazywana do wykorzystania w siedzibie firmy, czy będzie wykorzystywana także poza godzinami pracy (np. w drodze do pracy) można zaliczyć do wydatków o charakterze reklamowym i tym samym do kosztów uzyskania przychodów. Stroje z logo firmy jednoznacznie kojarzone są z firmą i wyróżniają pracowników firmy spośród innych osób. Zakupiona przez Wnioskodawcę tak oznaczona odzież, jako pozbawiona waloru osobistego, nie będzie nadawała się do wykorzystania w innym miejscu niż w pracy w firmie prowadzonej przez Wnioskodawcę, a stanowi swoiste dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przez Wnioskodawcę przychodu w przyszłości i zabezpieczenia przychodu osiąganego obecnie (...)".

Obszerna baza interpretacji urzędowych dostępna jest w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Przy czym Dyrektor KIS w cytowanej interpretacji podkreślił, iż:

"(...) wydatki związane z zakupem odzieży z logo niewidocznym na zewnątrz nie stanowią wydatków o charakterze reklamowym. Reklama firmy bądź oferowanych przez nią towarów lub usług może być prowadzona poprzez określone prezentowanie logo danego przedsiębiorcy. Oczywistym przy tym jest, że logo powinno być umieszczone na odzieży w sposób widoczny. Tylko w takiej sytuacji może być ono dostrzeżone przez odbiorców, spełniając swoją reklamową funkcję. Strój oznaczony logo i barwami danej firmy wyróżnia pracowników firmy czy też inne osoby noszące go, spośród innych osób, a więc nie można mu odmówić charakteru reklamowego. Prezentowanie logo zwiększa rozpoznawalność marki firmy na rynku i może tym samym wpływać na wielkość jej sprzedaży. Zauważyć należy, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reklamę pod warunkiem jednak wykazania, że odzież utraciła charakter odzieży osobistej z uwagi na opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (logo, krój, kolor). W przeciwnym wypadku są to wydatki typowo osobiste (...). Logo umieszczone na metce nie jest widoczne dla potencjalnych klientów (...)".

W księgach rachunkowych koszty reklamy zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki i ujmuje w ramach kosztów rodzajowych w sposób określony w polityce rachunkowości jednostki, np. na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy) lub specjalnie wyodrębnionym koncie, np. 40-7/1 "Koszty reklamy". W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 5, koszty reklamy ujmuje się na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży", a gdy jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży, to koszty reklamy księguje na koncie 55 "Koszty zarządu".

Ewidencję księgową przekazania pracownikom odzieży z logo firmy przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zamówiła wykonanie koszulek i bluz z logo własnej firmy, które mają być wykorzystywane przez pracowników podczas spotkań z klientami.
2. Spółka otrzymała fakturę za wykonane koszulki i bluzy z logo firmy o wartości netto: 500 zł (plus VAT 23%: 115 zł). Koszt wynikający z tej faktury zakwalifikowała do kosztów reklamy.
3. Zgodnie z polityką rachunkowości spółki ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 4 i 5, a koszty reklamy ujmuje się na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy) oraz w ramach kont zespołu 5 na koncie 55 "Koszty zarządu".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: