Posiłek dla serwisanta

Spółka z o.o. zakupiła lunch dla pracownika firmy zewnętrznej, który naprawiał w spółce uszkodzoną maszynę produkcyjną. Pobyt serwisanta trwał kilka dni. Spółka nie miała obowiązku zapewnienia mu posiłku. Kierowała się zwyczajowo przyjętymi normami. Czy wydatki na posiłki miała prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy są to koszty reprezentacji wykluczone z podatkowych kosztów?

Naszym zdaniem, w tym przypadku poniesione przez spółkę wydatki na posiłki dla serwisanta są kosztami uzyskania przychodów.

Przepisy ustawy o CIT wyłączają z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji - w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Wobec tego podatnicy są pozbawieni możliwości ujmowania w ciężar kosztów podatkowych wydatków poniesionych na zakup żywności bądź napojów dla kontrahentów, jeśli są to wydatki na cele reprezentacyjne. Powszechnie przyjmuje się, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia i utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika na zewnątrz, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Bez znaczenia pozostaje tu kwestia wystawności, wytworności czy okazałości.

Uwzględniając opisany w treści pytania stan faktyczny, należy zwrócić uwagę na pogląd wyrażony przez Ministra Finansów w interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Minister wyjaśnił w niej, że: "(...) nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej".

Jeśli więc spotkania, podczas których spożywany jest posiłek, mają na celu omawianie spraw służbowych, tj. związanych z działalnością firmy zapewniającej posiłek, to nie mamy tutaj do czynienia z reprezentacją. Podejmowanie kontrahentów obiadem w takich okolicznościach nie nosi cech reprezentacji.

Reprezentacyjny charakter miałaby impreza zorganizowana w celu pokazania się firmy od jak najlepszej strony, tak by wywołać na kontrahentach jak najlepsze wrażenie, utrwalić pozytywny wizerunek. Wówczas wydatki na poczęstunek towarzyszący takiej imprezie miałyby charakter kosztów reprezentacji i w związku z tym podlegałyby wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Z kolei Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 lutego 2021 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.465.2020.2.BK, odnosząc się do kosztów reprezentacji, zwrócił uwagę na inny aspekt, mianowicie: "Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28)".

Uwzględniając poglądy organów podatkowych wyrażone w powołanych interpretacjach, naszym zdaniem, zapewnienie posiłku serwisantowi przybyłemu do spółki w celu naprawienia uszkodzonej maszyny wiąże się z działalnością spółki. Nie wykracza ono poza zwykłe ramy grzeczności. W obecnej rzeczywistości tego typu wydatki należy traktować jako mieszczące się w granicach przyjętych zwyczajowo norm, które wykazują związek z ogólnym funkcjonowaniem firmy i w rezultacie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.