Wydatki na szkolenia zleceniobiorców a koszty uzyskania przychodów

Spółka z o.o. ponosi wydatki związane z organizacją szkoleń dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia. Szkolenia te są niezbędne do właściwego wykonywania pracy powierzonej zleceniobiorcom. Czy wydatki na te szkolenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Jeśli dzięki szkoleniu, sfinansowanemu przez spółkę, zleceniobiorcy zdobędą umiejętności i kompetencje niezbędne do wykonywanej przez te osoby pracy na rzecz spółki, to generalnie nie ma przeszkód, aby wydatki na to szkolenie spółka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów (zakładając, że są one racjonalne i ekonomicznie uzasadnione).

Zgodnie z zasadą ogólną, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. W praktyce przyjmuje się także, że wydatek może być kosztem podatkowym wówczas, gdy jest racjonalny, ekonomicznie uzasadniony oraz właściwie udokumentowany.

UWAGA! Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP).

Ustawodawca nie określił, co należy rozumieć przez koszty reprezentacji na podstawie ww. przepisu. W praktyce przyjmuje się generalnie, że wydatki na reprezentację to koszty, które podatnik ponosi w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu, jego reputacji (kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma tu żadnego znaczenia).

W przypadku gdy podatnik ponosi wydatki na szkolenie zleceniobiorców niezbędne do właściwego wykonywania przez te osoby powierzonych im obowiązków, to nie sposób uznać, że poniesione na ten cel wydatki mają charakter reprezentacji. Zapewniając zleceniobiorcy szkolenie spółka nie działa w celu wykreowania swojego wizerunku na zewnątrz. W związku z tym ww. wyłączenie z kosztów podatkowych, przewidziane dla wydatków na reprezentację, nie ma tu zastosowania.

Jeśli dzięki ww. szkoleniu zleceniobiorca uzyska umiejętności (kompetencje) niezbędne do właściwego wykonywania powierzonych mu obowiązków, to wydatki na to szkolenie wykazują związek (z reguły pośredni) z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą i mogą wpływać na zwiększenie przychodów spółki. Zakładając zatem, że wydatki te są racjonalne i ekonomicznie uzasadnione oraz że zostały one właściwie udokumentowane, generalnie nie ma przeszkód, aby wydatki te spółka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko zajmują w omawianej kwestii organy podatkowe, np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 6 listopada 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.468.2023.3.RK, odnosząc się do szkoleń merytorycznych m.in. dla zleceniobiorców, które miały przyczynić się do bardziej efektownego wykonywania obowiązków przez uczestników szkoleń (np. przedstawienia procedur, zasad działania spółki, zasad współpracy z nią i usług oferowanych przez spółkę, czy strategii rozwoju spółki). Szkolenia te miały na celu przede wszystkim zdobycie lub zwiększenie umiejętności bądź wiedzy przez uczestników, które miały być wykorzystane przy realizacji projektów spółki. Odnosząc się do tej sytuacji organ podatkowy stwierdził:

"(...) Wskazane przez Państwa wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu ww. wydatków będą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i są racjonalnie uzasadnione.

Szkolenia dla zleceniobiorców i współpracowników podnoszą efektywność i profesjonalizm realizowanych przez spółkę projektów, które będą mogły być wykorzystane w ramach usług związanych z komercyjnym zarządzaniem oraz rozwijaniem projektów (...), co w konsekwencji będzie mogło mieć wpływ na osiągane przez spółkę zyski z działalności gospodarczej.

Podsumowując, wydatki ponoszone przez spółkę w związku z organizacją szkoleń (...), w części, w jakiej dotyczą zleceniobiorców i współpracowników, będą stanowić dla spółki koszty uzyskania przychodów (...)."

Dodajmy, że organy podatkowe akceptują zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów również wydatków na szkolenia osób współpracujących prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (B2B). Tak wynika np. z ww. interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 6 listopada 2023 r., a także z 10 października 2023 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.362.2023.2.END.