Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 22 (334) z dnia 20.11.2012

Kalendarze z logo firmy przekazywane kontrahentom

1. Zakup kalendarzy z logo firmy - koszty reprezentacji, czy reklamy?

Czy wydatki poniesione w 2012 r. na zakup kalendarzy na 2013 r. z logo firmy, które zostaną przekazane kontrahentom jeszcze w 2012 r., możemy zaliczyć do kosztów reklamy?

W świetle przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), zwanej dalej updop, a dokładnie art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Za reklamę można bowiem przyjąć wszystkie działania mające na celu zachęcanie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, nabycia towarów lub skorzystania z oferowanych usług. Jedną z form reklamy są działania rozpowszechniające logo firmy. Logo jest graficznym znakiem firmowym, pełniącym funkcję marketingową oraz informacyjną. Używane jest przez daną firmę do identyfikowania marki swoich produktów lub świadczonych przez siebie usług i ma przede wszystkim odróżnić produkty i usługi tego przedsiębiorstwa od innych występujących na rynku. Firmy umieszczają swoje logo m.in. na kubkach, długopisach, plecakach, notesach, kalendarzach, które przekazywane są następnie obecnym i potencjalnym kontrahentom. Takie działania mają charakter reklamowy, ponieważ ich celem jest rozpowszechnienie marki przedsiębiorstwa. Dlatego też wręczane klientom kalendarze z logo firmy, jak opisano w pytaniu, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów firmy jako koszty reklamy.

Wydatki na zakup kalendarzy przekazanych kontrahentom pozostają w związku z działalnością prowadzoną przez podatnika i uzyskiwanymi przez niego przychodami, jednak nie dają się wprost powiązać z konkretnym przychodem.

W takim przypadku u podatników prowadzących księgi rachunkowe dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów jest dzień, na który dany koszt został ujęty (zaksięgowany) w księgach na podstawie otrzymanej faktury, rachunku, bądź innego dowodu w przypadku braku faktury lub rachunku (por. art. 22 ust. 5d updof oraz art. 15 ust. 4e updop).

2. Przekazanie kalendarzy, jako prezentów o małej wartości, w świetle przepisów o VAT

Czy przekazanie kontrahentom kalendarzy z logo firmy, których wartość jednostkowa przekracza kwotę 10 zł, podlega opodatkowaniu VAT?

Z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku do towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, a dokładnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy wynika, że nieodpłatne przekazanie towaru, przy nabyciu którego przysługiwało prawo do odliczenia VAT, należy opodatkować. Niemniej jednak nie dotyczy to przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek. Przy czym przez prezenty o małej wartości, w świetle art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

a) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

b) których przekazania nie ujęto w powyższej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Co do zasady jednostka ma prawo do odliczenia VAT od zakupu kalendarza z logo firmy, jeżeli zakup ten związany jest z czynnościami opodatkowanymi.

3. Ewidencja księgowa nabycia i przekazania kalendarzy

Nasza firma (spółka z o.o.) zakupiła w listopadzie 2012 r. kalendarze z logo firmy, które jeszcze w grudniu tego roku przekaże kontrahentom. Cena jednostkowa netto kalendarzy przekracza kwotę 10 zł. Jak zaksięgować operacje zakupu kalendarzy oraz wydania kalendarzy klientom? Do kosztów którego roku zaliczyć wydatki na zakup kalendarzy?

W księgach rachunkowych koszty reklamy kwalifikuje się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub odpowiednim koncie w zespole 5. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wskazują na jakim koncie należałoby księgować koszty reklamy, wobec tego jednostki - w ramach własnej polityki rachunkowości - mogą samodzielnie wyznaczyć konto księgowe do ujmowania tego rodzaju kosztów. W praktyce najczęściej koszty reklamy ujmuje się na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub dodaje zupełnie nowe konto w zespole 4, np. 40-9 "Koszty reklamy".

Jeśli wystąpi obowiązek opodatkowania VAT nieodpłatnego przekazania kalendarzy, to VAT należny wynikający z wystawionej faktury wewnętrznej jednostka ujmie w księgach rachunkowych, zapisem:

W jednostkach, które do ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej stosują konta zespołu 5 i które w ramach tego zespołu wyodrębniają konta kosztów sprzedaży (konto 52-7) i kosztów zarządu (konto 55), ewidencjonują koszty reklamy - na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży". W przypadku, gdy koszty sprzedaży nie są wyodrębnione w jednostce koszty reklamy księguje się na koncie 55 "Koszty zarządu".

W kwestii momentu ujęcia kosztów reklamy w księgach rachunkowych 1 października otrzymaliśmy wyjaśnienie Ministerstwa Finansów, z którego wynika, iż generalnie koszty reklamy stanowią koszty okresu, w którym reklama miała miejsce. Jeśli koszty reklamy są ponoszone w 2012 r. i w tym roku ma miejsce kampania reklamowa, koszty reklamy będą kosztami roku 2012 r. Inaczej sytuacja będzie wyglądała, gdy koszty reklamy zostały poniesione w roku 2012, a usługa reklamy będzie wykonana w roku 2013, wówczas będą obowiązywały regulacje art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w myśl których jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Pisaliśmy o tym w Zeszytach Metodycznych Rachunkowości nr 20 z 20 października 2012 r. na str. 5-6.

Ewidencję księgową zakupu i przekazania nieodpłatnie kalendarzy przedstawiono na przykładach liczbowych.

Przykład

Przekazanie kalendarzy z logo firmy na rzecz kontrahentów w spółce z o.o.
nieprowadzącej magazynu oraz ewidencji osób obdarowanych

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zakupiła w listopadzie 2012 r. kalendarze na 2013 r. z logo firmy. Faktura VAT za wykonanie kalendarzy wyniosła: 1.168,50 zł, w tym VAT: 218,50 zł. Jednostkowa cena netto kalendarza wynosiła: 19 zł.

2. Spółka przekazała wszystkie kalendarze swoim klientom jeszcze w 2012 r.

3. Cena jednego kalendarza jest wyższa niż 10 zł. Spółka nie prowadzi ewidencji osób obdarowanych zatem zobowiązana jest do wystawienia faktury wewnętrznej i naliczenia VAT należnego. Za podstawę opodatkowania przyjęła cenę nabycia netto, która w tym przypadku jest równa wartości rynkowej netto.

4. Jednostka ewidencję kosztów prowadzi na kontach zespołu 4, nie prowadzi magazynu, a zakupione kalendarze oraz inne prezenty odnosi bezpośrednio w ciężar kosztów reklamy. Jest czynnym podatnikiem VAT, a jej działalność jest opodatkowana stawką VAT 23%.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Przekazanie kalendarzy z logo firmy na rzecz kontrahentów w spółce z o.o.
prowadzącej magazyn oraz ewidencję osób obdarowanych

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. w listopadzie 2012 r. zakupiła kalendarze na 2013 r. z logo firmy. Przyjęła do magazynu 60 szt. kalendarzy o wartości netto: 720 zł, tj.: 12 zł/szt. Otrzymała fakturę za wykonanie kalendarzy w kwocie brutto: 885,60 zł, w tym VAT: 165,60 zł.

2. Wszystkie kalendarze wydano z magazynu i przekazano klientom jeszcze w 2012 r.

3. Spółka prowadzi ewidencję osób obdarowanych. Według stanu na 31 grudnia 2012 r. będzie zobowiązana do naliczenia VAT należnego od części przekazanych kalendarzy. Zostanie bowiem przekroczona kwota limitu 100 zł w odniesieniu do 20 kontrahentów. Podstawę opodatkowania stanowić będzie cena nabycia netto równa w tym przypadku wartości rynkowej netto: 20 szt. × 12 zł/szt. = 240 zł.

4. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. W ramach kont zespołu 5 wyodrębnia konto 52-7 "Koszty sprzedaży" i na nim ujmuje koszty reklamy. Ewidencję towarów w magazynie prowadzi w rzeczywistych cenach nabycia.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: