Wydatki na zakup dla pracowników ubrań z logo firmy a koszty uzyskania przychodów

Dla pracowników, mających bezpośredni kontakt z klientami, spółka zamierza kupić ubrania służbowe, opatrzone logo firmy. Ubrania te będą noszone przez pracowników wyłącznie w czasie pracy, w celu reklamy firmy (zgodnie z przyjętą polityką marketingową). Czy wydatki na zakup ww. odzieży mogą zostać uznane za koszty podatkowe, czy są to koszty reprezentacji?

Zgodnie z zasadą ogólną, wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdy celem jego poniesienia było osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Wydatek musi być także racjonalny, ekonomicznie uzasadniony oraz właściwie udokumentowany.

W praktyce wiele wątpliwości wzbudza odróżnienie wydatków na reklamę firmy od wydatków na jej reprezentację. Takie rozróżnienie jest niezwykle istotne, gdyż wydatki na reklamę mogą być kosztem podatkowym, natomiast wydatki o charakterze reprezentacyjnym nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy.

W ustawie o PDOP nie określono, co należy rozumieć przez reklamę czy reprezentację. Dla celów podatku dochodowego przyjmuje się, że reklama to wszelkie działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach. To działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego. Reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na jego towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich.

Z kolei za reprezentację uważa się działania mające na celu wykreowanie oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. To przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Za wydatki o charakterze reprezentacyjnym uważa się takie koszty, których wyłącznym lub dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, obrazu jego firmy (działalności).

W przedmiotowej sprawie zakup ubrań dla pracowników z logo firmy ma na celu reklamę spółki. Ubrania te będą bowiem nosić pracownicy mający bezpośredni kontakt z klientami. Zakup tych ubrań jest działaniem spółki w celu rozpowszechnienia wiedzy o oferowanych przez nią towarach. To działania, których celem jest utrwalenie marki firmy, rozpowszechnienie jej logo. Ponadto, umieszczenie na ww. ubraniach logo firmy powoduje, że odzież taka ma charakter odzieży służbowej, a nie osobistej.

W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie wydatki na zakup odzieży z logo firmy dla pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami, jako wydatki na reklamę, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Związek tych wydatków z przychodami spółki jest niewątpliwy.

Pogląd, iż wydatki na zakup odzieży z logo firmy dla pracowników mających bezpośredni kontakt z klientami mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, podzielają również organy podatkowe. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 lipca 2014 r., nr IBPBI/2/423-687/14/AK. Interpretacja ta dotyczyła sytuacji podobnej do tej, o której mowa w pytaniu Czytelnika. W interpretacji tej spółka nabywająca ubrania z logo firmy dla pracowników wskazała, że zakup ten ma na celu, oprócz promocji logo firmy, także wyeliminowanie niebezpieczeństwa, że ewentualne noszenie przez pracowników ubrań konkurencyjnych marek może niekorzystnie wpłynąć na postrzeganie przez klientów sklepów spółki. Zdaniem spółki, mogłoby to zaburzać promocję produktów spółki. Noszenie przez pracowników odzieży służbowej miało zapewnić spójny przekaz marketingowy dotyczący logo spółki.

Przyjmując ww. argumenty, organ podatkowy stwierdził:

"(…) wydatki, które zostaną poniesione przez Spółkę na zakup ubrań służbowych, oznaczonych logo firmy, będą mogły być uznane za wydatki reklamowe. Ubrania te kojarzą się bowiem z firmą poprzez oznaczenie ich logo firmy; taki strój wyróżnia pracowników firmy spośród innych osób. Zatem wydatki te stanowią (…) koszty uzyskania przychodów. (…)"

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2013 r., nr ILPB3/423-447/12-2/KS. W rozpatrywanej sprawie spółka ponosiła - zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami - wydatki związane z wyposażeniem pracowników (przedstawicieli handlowych) w stroje służbowe. Jak wskazywała spółka, wygląd ww. osób służy identyfikacji spółki na zewnątrz i przyczynia się do zindywidualizowania firmy poprzez logo na koszulach oraz barwę. Identyfikacja taka, zdaniem spółki, wpływa na umowy handlowe zawierane przez przedstawicieli handlowych, a zatem wpływa także na uzyskiwane przychody. W związku z powyższym, organ podatkowy uznał:

"(…) W przedmiotowej sprawie strój służbowy nie ma charakteru odzieży osobistej, poprzez opatrzenie go cechami charakterystycznymi dla Spółki, w postaci Jej dominującej barwy oraz logo, a także poprzez fakt, iż noszony jest on tylko i wyłącznie w związku z wykonywaną pracą oraz tylko i wyłącznie w miejscu pracy pracowników.

(…) stwierdzić należy, iż stroje te spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do identyfikacji Spółki, a co za tym idzie Jej rozpoznawalności na rynku, co w efekcie wpływa na zwiększenie przychodów.

(…) koszty poniesione na zakup odzieży służbowej (apaszek, krawatów i koszul zaopatrzonych w logo Spółki, bądź Jej dominującą barwę), w którą ubrani są przedstawiciele handlowi podczas wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (…)."