Zakup ubrań dla pracowników

Ponosimy wydatki na zakup eleganckich, jednorodnych strojów służbowych dla pracowników administracyjnych, opatrzonych logo firmy i wydawanych na podstawie regulaminu pracy. Obowiązek noszenia tej odzieży przez osoby zatrudnione w biurze wynika z postanowień regulaminu pracy. Odzież ta jest używana przez pracowników w czasie wykonywania obowiązków pracowniczych na terenie biura oraz podczas targów. Czy wydatki na zakup takich strojów należy uznać za wydatki na cele reklamy, czy reprezentacji? Czy wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów?

W przypadku zakupu odzieży z logo firmy każda sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie.

Gdy z uwagi na profil działalności firmy pracownicy zatrudnieni w biurze mają bezpośredni kontakt z klientami lub potencjalnymi klientami, wówczas wyposażenie pracowników w jednolitą, elegancką, oznakowaną logo firmy odzież przyczynia się do reklamy marki firmy, czyni tę markę rozpoznawalną, indywidualizuje firmę dla klienta. Działanie to ma również niewątpliwy wpływ na decyzje klientów dotyczące współpracy z daną firmą i pośrednio kształtuje popyt na towary lub usługi oferowane przez reklamujący się podmiot, przyczyniając się do powstawania przychodów. Wydatki na nabycie przedmiotowej odzieży mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów. Za możliwością uznania przedmiotowych kosztów za ponoszone na cele reklamy przemawia również fakt wykorzystywania strojów służbowych oznakowanych logo firmy przez pracowników prezentujących firmę w trakcie targów. Podczas tego rodzaju imprez o charakterze promocyjnym, rozpowszechnianie logo firmy stanowi typowy rodzaj działań informacyjno-reklamowych dotyczących prezentowanej na targach firmy. Jest to element, który może wzbudzać zainteresowanie potencjalnych klientów towarami lub usługami oferowanymi przez podatnika oraz zwiększać świadomość jego marki w odbiorze społecznym. Okolicznościami nie bez znaczenia dla kwalifikacji prawnej przedmiotowych kosztów będą również jakość i cena jednostkowa odzieży wydawanej pracownikom. O ile bowiem koszt zakupu eleganckich, jednorodnych strojów służbowych o standardowej jakości, wykorzystywanych przez pracowników administracyjnych firmy na terenie biura i podczas targów może stanowić racjonalnie uzasadniony wydatek reklamowy, o tyle koszt nabycia ekskluzywnej odzieży, której wykorzystywanie wiąże się z okazałością, wytwornością w reprezentowaniu przedsiębiorcy, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia na jej partnerach, w oficjalnych kontaktach handlowych będzie stanowił wydatek na reprezentację, wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.

Podobne stanowisko zostało zawarte w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 26 czerwca 2008 r., nr ITPB3/423-241/08/MT, a także w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 października 2007 r., nr 1401/BP-II/4210-59/07/WD.

Należy więc stwierdzić, że co do zasady wydatki na zakup ubrań opatrzonych logo firmy, dla pracowników, którzy mają kontakt z klientami, stanowią wydatki reklamowe i możliwe jest ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jednak ubrania te nie powinny mieć charakteru ekskluzywnego.