A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 18 (881) z dnia 20.06.2015

Towary przeznaczone na reklamę

Jesteśmy spółką z o.o. prowadzącą handel detaliczny artykułami spożywczymi i przemysłowymi. Towar z magazynu ma zostać przeznaczony na próbki towaru, (tj. dwa opakowania towaru po 5 kg każde będzie rozsypywane w małe słoiczki; wartość jednego to 5 zł) i rozdawane klientom jako reklama tego towaru. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych ww. reklamę?

Co do zasady przyjmuje się, że koszty reklamy zaliczane są do kosztów okresu, w którym reklama miała miejsce.

Reklama to rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do jego zakupu. Służą do tego m.in. przekazywane próbki towarów, plakaty, ulotki, napisy, ogłoszenia w prasie i w radiu. Celem reklamy jest zazwyczaj przekonanie odbiorców o zaletach produktu. Poprzez przekazanie pozytywnych informacji, producent stara się zainteresować towarem potencjalnych klientów, wzbudzić pragnienie posiadania produktu i w ten sposób doprowadzić do zawarcia transakcji kupna-sprzedaży. Biorąc powyższe pod uwagę, przekazanie małych ilości towarów (w opakowaniach niehandlowych), o czym mowa w pytaniu, zachęcających klientów do zakupu tych towarów, należy zaliczyć do kosztów reklamy.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody źródłowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zawierające elementy określone w art. 21. Księgi rachunkowe - zgodnie z ustawą o rachunkowości - powinny być prowadzone rzetelnie, tj. w taki sposób, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje wprost sposobu ewidencjonowania i rozliczania kosztów reklamy. Dlatego też w tym przypadku należy stosować ogólne zasady rachunkowości. Generalnie przyjmuje się, że koszty reklamy zaliczane są do kosztów okresu, w którym reklama miała miejsce.

Natomiast przepisy art. 7 ust. 3 ustawy o VAT wskazują, że regulacja zrównująca czynności nieodpłatne z odpłatnymi dostawami nie ma zastosowania do przekazywanych prezentów o małej wartości oraz próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Oznacza to, że tylko próbki i prezenty o małej wartości nie podlegają VAT.

Definicja próbki znajduje się w art. 7 ust. 7 ww. ustawy. Pod tym pojęciem kryje się egzemplarz albo niewielka ilość towaru, która pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Przekazanie takiej próbki musi służyć promocji określonego towaru i nie powinno zaspokajać potrzeb odbiorcy. Wyjątkiem są tu sytuacje, kiedy zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Dlatego też ujęcie w księgach rachunkowych przekazanych klientom w formie próbek towarów z własnego magazynu na cele reklamy powinno przebiegać następująco:

- Wn konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe",
- Ma konto 33 "Towary" (w cenach ewidencyjnych
skorygowanych o odchylenia od tych cen).