reprezentacja i reklama, koszty reprezentacji, koszty reklamy
A A A

Gazeta Podatkowa nr 38 (1913) z dnia 12.05.2022

Koszty reklamy w księgach rachunkowych

Jednostki, aby zachęcić potencjalnych nabywców do zakupu oferowanych towarów lub usług, ponoszą wydatki na reklamę. W ramach podejmowanych działań reklamowych można m.in. prezentować dany towar lub usługę, jego cechy jakościowe, użytkowe albo konsumpcyjne, przekazywać próbki towarów oraz rozpowszechniać logo firmy. Działania te mogą być realizowane z wykorzystaniem wielu środków wyrazu oraz różnych środków przekazu. Koszty reklamy należy odpowiednio zaewidencjonować w księgach rachunkowych.

Ujęcie w księgach

Wydatki na reklamę w księgach rachunkowych są odnoszone w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. W zespole 4 mogą one być ujmowane na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy). Przy przekazaniu materiałów na cele reklamy koszty te można ujmować także na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a jeśli doszło do zakupu usług obcych - na koncie 40-2 "Usługi obce". Natomiast w zespole 5 można księgować je na koncie 52 "Koszty sprzedaży" albo na koncie 55 "Koszty zarządu", gdy jednostka nie wyodrębnia w swoim planie kont kosztów sprzedaży. Sposób ewidencji kosztów reklamy powinien wynikać z polityki rachunkowości danej jednostki.

Wydatki na reklamę księguje się zgodnie z zasadą memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należy je więc odnieść do kosztów okresu, którego dotyczą. Jak wynika bowiem z tego przepisu, w księgach rachunkowych jednostki trzeba ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Reklama zrealizowana w jednym okresie

Jeśli jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów, wydatki na reklamę, która miała miejsce w danym roku, można zaksięgować:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Taki sposób ewidencji może dotyczyć wydatków np. na reklamę w mediach, zakup odzieży z logo firmy (przykład 1), usług opracowania, wydruku i dystrybucji ulotek reklamowych, gdy odnoszą się do jednego okresu sprawozdawczego.

Reklama zrealizowana w różnych okresach

Zdarza się, że wydatki na reklamę podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Dotyczy to najczęściej sytuacji, gdy usługa reklamowa jest realizowana w kolejnym roku (lub latach) po roku, w którym poniesiono jej koszty. Jeśli w danym roku obrotowym jednostka wykupiła usługę reklamową na następny rok lub kolejne lata, wtedy koszty takiej reklamy trzeba ująć w księgach z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem jeśli w ocenie jednostki poniesione wydatki na reklamę dotyczącą różnych okresów sprawozdawczych stanowią kwotę istotną, można rozliczać je w czasie co miesiąc. W przypadku gdy nie ma to znaczącego wpływu na rzetelne zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i na wynik finansowy, mogą być rozliczane w czasie w sposób uproszczony, tj. kwotę dotyczącą danego roku obrotowego można ująć jednorazowo w kosztach w momencie jej poniesienia, a część odnoszącą się do następnego roku zaliczyć do kosztów jednorazowo w styczniu tego następnego roku.

Jeśli koszty reklamy rozliczane są w czasie, to w jednostce prowadzącej pełny rachunek kosztów ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:

a) wartość netto kosztów

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) zaliczenie kosztów do okresu, którego dotyczą

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Przekazanie próbek

W celu ułatwienia potencjalnym klientom decyzji o zakupie towarów lub produktów niektóre jednostki przekazują ich próbki kontrahentom. Wydanie w celach reklamy próbek towarów, np. na podstawie dowodu "RW - Rozchód wewnętrzny", można w księgach ująć zapisami:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 33 "Towary"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli towary w jednostce są ujmowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen zakupu (nabycia), to dokonując ich przekazania w ramach działań reklamowych, trzeba skorygować odchylenia przypadające na wydane próbki towarów (przykład 2).

Gdy na cele reklamy przekazano próbki wyrobów gotowych, ich wydanie w jednostce rozliczającej koszty na kontach zespołu 4 i 5, można zaewidencjonować, w oparciu np. o dowód RW, na dwa sposoby. Po pierwsze, można to zrobić, dokonując następującego zapisu tylko na kontach w zespole 5:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Po drugie, przeprowadzając księgowanie zarówno na kontach zespołu 4, jak i 5:

a) obciążenie kosztów rodzajowych

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

c) przeniesienie kosztu na konto w zespole 5

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli wyroby gotowe jednostka ujmuje w cenach ewidencyjnych różniących się od kosztu wytworzenia, niezbędne będzie skorygowanie odchyleń przypadających na przekazane próbki produktów.

Przy nieodpłatnym przekazaniu próbek towarów albo produktów może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego. Z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931) wynika, że gdy z tytułu nabycia lub wytworzenia towarów podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z ich przekazaniem może wystąpić obowiązek naliczenia podatku VAT należnego. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy m.in. próbek, jeśli ich przekazanie nastąpiło na cele związane z działalnością gospodarczą.

Jak stanowi art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) ma na celu promocję tego towaru oraz

2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Wartość VAT należnego naliczonego w związku z przekazaniem próbek w celach reklamowych można odnieść na konto 40-3 "Podatki i opłaty" i/lub konto w zespole 5. Stosując pełny rachunek kosztów, można to ująć zapisem:

- Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty",

- Ma konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Tablica reklamowa

Zdarza się, że na cele reklamy jednostka nabywa tablicę reklamową. Jeśli będzie ona spełniała warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, może zostać zakwalifikowana jako odrębny środek trwały. Przepis ten stanowi, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zatem, jeśli tablica reklamowa spełnia takie warunki, w tym m.in. nie jest zainstalowana na stałe - można ją zdemontować i przenieść w inne miejsce, może być zakwalifikowana do środków trwałych. Taką tablicę należy wprowadzić do ewidencji bilansowej w wartości początkowej ustalonej na poziomie ceny nabycia (art. 28 ust. 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości). Na zwiększenie wartości początkowej tej tablicy odnosi się także koszty związane z jej zainstalowaniem. Tablicę reklamową zaliczoną do środków trwałych można amortyzować w czasie na ogólnych zasadach wskazanych w art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Od jej wartości początkowej można też dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jeśli zostanie uznana za niskocenny środek trwały i takie rozwiązanie przewiduje polityka rachunkowości (por. art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Przykład

Założenia

  1. Jednostka zakupiła dla pracowników będących przedstawicielami handlowymi odzież ze swoim logo, która będzie wykorzystywana podczas spotkań z klientami. Z otrzymanej faktury wynika, że wartość netto tej odzieży to 5.800 zł (plus VAT 1.334 zł).
  2. Odzież bezpośrednio po zakupie przekazano przedstawicielom handlowym, a jej wartość odniesiono w koszty reklamy.
  3. Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura zakupu odzieży z logo firmy:  
   a) wartość brutto 7.134 zł 30 21
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 1.334 zł 22-2 30
   c) wartość netto 5.800 zł 40-6 30
oraz równolegle 5.800 zł 52 49

Księgowania

Koszty reklamy w księgach rachunkowych

Przykład 2

Założenia

  1. Spółka z o.o. prowadząca sprzedaż hurtową przekazała kontrahentom w ramach reklamy jako próbki swoje towary, które ujmowane są w stałych cenach ewidencyjnych na poziomie ceny sprzedaży netto. Ich wartość w tych cenach wyniosła 460 zł. Kwota odchyleń kredytowych od przekazanych towarów to 66 zł.
  2. Koszty ujmowane są tylko w układzie rodzajowym.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. RW - wydanie towarów z magazynu: 460 zł 40-6 33
2. PK - rozliczenie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na przekazane towary: 66 zł 34-2 40-6

Księgowania

Koszty reklamy w księgach rachunkowych

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)

www.ReprezentacjaiReklama.pl:

 Więcej na stronie www.PodatekDochodowy.pl - sprawdź!
www.PodatekDochodowy.pl » www.PodatekVAT.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2022
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
22
23
24
26
27
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

Gofin podpowiada

Kompleksowe opracowania tematyczne

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.