Wydatki na dekoracje świąteczne w księgach

Zakupiliśmy dekoracje świąteczne, m.in. lampki, bombki, girlandy, które zostaną wykorzystane do wystroju budynku firmowego wewnątrz i na zewnątrz. Jak ująć w księgach rachunkowych takie wydatki?

Zwyczaje świąteczne są elementem rzeczywistości, w której funkcjonuje jednostka. Wydatki poniesione na zakup dekoracji świątecznych, np. lampek, bombek, girland, do wystroju pomieszczeń i otoczenia firmy, są związane z ogólnym funkcjonowaniem jednostki w przestrzeni społecznej. Mają one na celu stworzenie świątecznej atmosfery, która przyczyni się do pozytywnego postrzegania firmy.

Świąteczny wystrój jednostki bez wątpienia ma wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy. Jednak ze względu na to, że ozdabianie pomieszczeń i otoczenia firmy z okazji świąt jest powszechnym zwyczajem, to nie wyróżnia ono jednostki na tle innych (o ile rodzaj i wysokość wydatków zachowane są w granicach zwyczajowo przyjętych norm), więc nie należy wydatków na ten cel kwalifikować jako kosztów reprezentacji. Zasadniczo mogą one także stanowić koszty uzyskania przychodów.

W księgach zakup dekoracji świątecznych można uznać za koszty związane z wyposażeniem, np. biur lub sklepów, więc wydatki na nie stanowią koszty operacyjne, które można ująć w zespole 4 na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" i/lub na odpowiednim koncie w zespole 5.

Fakturę za zakup dekoracji świątecznych wykorzystywanych do wystroju pomieszczeń i otoczenia firmy można zaksięgować:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz

- Wn konto w zespole 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Warto zaznaczyć, że jeśli jednostka skorzystałaby z usług firmy dekoratorskiej, to wydatek na przygotowanie przez tę firmę świątecznego wystroju mogłaby ująć na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub na odpowiednim koncie w zespole 5.

Przykład

Założenia

W listopadzie 2023 r. jednostka zakupiła dekoracje świąteczne, tj. lampki, bombki, girlandy, których użyto do dekoracji budynku firmy. Z otrzymanej faktury wynikało, że jednostkowa łączna wartość brutto tych ozdób wyniosła 1.476 zł (w tym VAT 276 zł).
Jednostka prowadzi pełny rachunek kosztów.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakup dekoracji świątecznych:
a) wartość zobowiązania wobec dostawcy	1.476 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	276 zł	22-2	30
c) wartość netto	1.200 zł	40-1	30
oraz równolegle	1.200 zł	55	49