Wydatki na udostępnienie przez osobę fizyczną miejsca na ekspozycję baneru reklamowego

Spółka prowadząca działalność handlową w ramach działań marketingowych zamierza podpisać umowę z osobą fizyczną, na podstawie której na ogrodzeniu jej nieruchomości wywiesi baner reklamowy. Udostępnienie miejsca nastąpi za miesięczną odpłatnością w kwocie 200 zł. W jaki sposób ująć takie wydatki w księgach rachunkowych stosując ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 oraz jak je rozliczyć dla celów podatkowych?

Wydatki na opłacenie miejsca na ekspozycję banera należy uznać za koszt działalności operacyjnej ujmowany np. na koncie 40-6 "Koszty reklamy". Koszt taki, jako służący działaniom marketingowym, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.

Ujęcie kosztów reklamy w księgach rachunkowych

Zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i określony w załącznikach do ustawy (nr 1, 4, 5 i 6) zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym dla jednostek innych niż bank i ubezpieczyciele, nie odnosi się w sposób szczególny do kosztów reklamy. Koszty te - choć niewątpliwie stanowią koszty działalności operacyjnej - nie zostały odrębnie wymienione w ramach podziału rodzajowego kosztów. W konsekwencji w jednostkach stosujących konta zespołu 4 zalicza się je do pozostałych kosztów rodzajowych, zaś w ramach zespołu 5 zalicza się je do kosztów sprzedaży. Niezależnie od tego, sposób ich ewidencji stosowany przez daną jednostkę powinien zostać opisany w zakładowym planie kont jako element - w formie załącznika - zasad (polityki) rachunkowości.

W praktyce koszty reklamy, jako stanowiące koszty działalności operacyjnej można ujmować w ramach kosztów rodzajowych na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe", w analityce: Koszty reklamy lub na specjalnie do tego przeznaczonym np. koncie 40-6 "Koszty reklamy" utworzonym jako odrębne konto albo w ramach konta 40-6 "Koszty reprezentacji i reklamy". Dopuszcza się również ujmowanie kosztów reklamy na kontach służących do ewidencji zużycia materiałów i zakupu usług. Wówczas przykładowo zużycie czy przekazanie materiałów na cele reklamy ujmie się na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii" (w analityce: Koszty reklamy), a zakup usług obcych na koncie 40-2 "Usługi obce" (w analityce: Koszty reklamy).

Przy ewidencji kosztów podstawowej działalności operacyjnej na kontach zespołu 5, koszty reklamy odnosi się na konto 52-7 "Koszty sprzedaży", a jeżeli jednostka nie prowadzi konta kosztów sprzedaży, wówczas koszty reklamy trafiają na konto 55 "Koszty zarządu", w ramach którego można wyodrębnić stosowną analitykę (Koszty reklamy).

Dodajmy, że zgodnie z zasadą memoriału, wydatki poniesione na reklamę odnosi się w koszty okresu, w którym je poniesiono. Jedynie w określonych przypadkach koszty reklamy mogą podlegać rozliczeniu poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, tj. zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Będzie tak np., gdy koszty reklamy zostaną poniesione w 2025 r., a dotyczą usługi reklamy, która będzie wykonana w 2026 r.

Co istotne, również wówczas jednostka może - na mocy art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości - przyjmować uproszczenia i koszty te rozliczać w czasie w kwotach odnoszących się do danego roku obrotowego. W efekcie dopuszcza się kwotę dotyczącą bieżącego roku obrotowego ująć w ewidencji księgowej w momencie jej poniesienia, a kwotę dotyczącą następnego roku jednorazowo w styczniu następnego roku (lub w pierwszym miesiącu kolejnego roku obrotowego, jeżeli rok ten jest inny niż rok kalendarzowy). W szczególnych sytuacjach, jeżeli koszt dla jednostki jest nieistotny, korzystając z art. 4 ust. 4 ww. ustawy i prawa do stosowania uproszczeń, istnieje również możliwość jednorazowego odpisania w koszty całego wydatku. Takie uproszczenie nie jest jednak akceptowalne dla celów podatkowych. W ujęciu podatkowym koszty reklamy są uznawane za koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodem, tzw. koszty pośrednie. Choć są one potrącalne w dacie ich poniesienia (czyli generalnie w dniu ich ujęcia - w księgach rachunkowych, na podstawie faktury (rachunku) lub innego dowodu), to jednak jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego - w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W sytuacji, o której mowa w pytaniu, wydatek wynikający z umowy zawartej z osobą fizyczną, związany z udostępnieniem miejsca na ekspozycję baneru (jako wydatek nieprzekraczający roku podatkowego), może zostać ujęty w księgach rachunkowych (jednostki prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4) w miesiącu, którego dotyczy, zapisem:

- Wn konto 40-6 "Koszty reklamy" albo konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reklamy),
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

Tak zaewidencjonowany koszt będzie mógł zostać zaliczony również do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, którego dotyczy.

Wynagrodzenie za udostępnienie miejsca pod baner reklamowy a PIT

Udostępnienie przez osobę fizyczną miejsca pod reklamę najczęściej odbywa się na podstawie umowy najmu lub dzierżawy. W przypadku gdy przedmiotem takiej umowy nie są składniki majątku związane z działalnością gospodarczą i gdy podatnik nie prowadzi działalności w tym zakresie, przychód z umowy najmu (dzierżawy) kwalifikuje się do przychodów z tzw. najmu prywatnego (art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PDOF).

Przychody z najmu prywatnego podlegają opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt wynosi 8,5% przychodów do kwoty 100.000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad tę kwotę.

Przychód z najmu prywatnego powstaje w momencie faktycznego otrzymania zapłaty (postawienia jej do dyspozycji), bez względu na to, jakiego okresu zapłata ta dotyczy.

Zryczałtowany podatek osoba wynajmująca wpłaca do urzędu skarbowego co miesiąc (lub co kwartał) w terminie do dnia 20. następnego miesiąca (lub do 20. następnego miesiąca po upływie kwartału), za który ryczałt ma być opłacony, a za grudzień (ostatni kwartał roku podatkowego) - w terminie do 20. stycznia następnego roku podatkowego.

O wyborze kwartalnego sposobu opłacania ryczałtu podatnik informuje w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym stosował taki sposób opłacania ryczałtu.

Rozliczenia ww. przychodów i wpłaconego ryczałtu podatnik dokona po zakończeniu roku podatkowego w zeznaniu PIT-28.