Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 27 (1250) z dnia 20.09.2025
Rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków na gadżety z logo firmy
Wydatki na zakup gadżetów
Ustalając, czy wydatki na zakup gadżetów z logo przekazanych kontrahentom mogą być kosztem podatkowym, należy mieć na uwadze, że kosztami uzyskania przychodów są koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały z tych kosztów ustawowo wyłączone.
W przypadku gdy gadżety są przekazywane kontrahentom, to należy rozstrzygnąć, czy są to wydatki na reklamę czy na reprezentację. Wydatki na reklamę mogą bowiem zostać zaliczone do kosztów podatkowych, natomiast wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych (zob. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF).
W ustawach o podatku dochodowym nie zawarto definicji reprezentacji czy reklamy. W tym zakresie wykształciła się pewna praktyka - prezentujemy to w poniższej tabeli:
| Definiowanie pojęć na potrzeby CIT/PIT (zgodnie z przyjętą praktyką) | |
| Reprezentacja | Reklama |
| działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy; właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji "obraz przedsiębiorcy" przełoży się na zawarcie umowy, nabywanie jego produktów lub usług, nie ma tu znaczenia kwestia wystawności, okazałości | działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, przez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego; reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy |
Ustalając, czy wydatki na zakup gadżetów dla kontrahentów to koszt reklamy czy reprezentacji, należy wziąć pod uwagę całokształt działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiar poniesionych wydatków, jednostkową wartość prezentów, krąg osób, do których jest skierowana akcja promocyjna, okoliczności wręczania prezentów itp. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 5 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.300.2024.2.BD. W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził ponadto:
"(...) W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.) należy stwierdzić, że co do zasady drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych upominków jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie spełnią kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia "reprezentacji". W konsekwencji nie mogą podlegać wyłączeniu określonemu w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. (...)"
W poniższej tabeli przedstawiamy podejście prezentowane w praktyce w odniesieniu do prezentów przekazywanych kontrahentom w związku z działaniami promocyjnymi firmy:
| Gadżety przekazywane kontrahentom | Reklama/Reprezentacja | Zakup gadżetów - koszt podatkowy |
| reklama | ||
| prezenty o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.), przekazywane klientom masowo | drobne prezenty zasadniczo nie mają charakteru reprezentacyjnego; ich obecność jest obecnie tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania | stanowią koszty podatkowe |
| reprezentacja | ||
| prezenty o dużej wartości z logo firmy lub bez | przekazanie tych prezentów nie ma na celu zareklamowania produktów przedsiębiorcy, ale uhonorowanie wybranych klientów eleganckim, ekskluzywnym prezentem o dużej wartości, tworzenie pozytywnego wizerunku firmy, budowę odpowiednich relacji z klientami w celu wywołania jak najlepszego wrażenia | nie stanowią kosztów podatkowych |
| prezenty dla wyselekcjonowanych kontrahentów | przekazanie takich prezentów ma na celu ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, w tym poprzez budowanie osobistych relacji; ich zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego | |
VAT należny od przekazanych gadżetów a koszty podatkowe
Zasadniczo VAT nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, poza wyjątkami wprost wskazanymi w ustawie. Podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów m.in. VAT należny:
- w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami,
- od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości.
Powyższe wynika z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o PDOF.
Jeśli zatem, zgodnie z przepisami o VAT, podatnik jest zobowiązany do wykazania VAT należnego z tytułu nieodpłatnego przekazania kontrahentom gadżetów (w ramach reprezentacji/reklamy), to kwota tego podatku może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Tak jest także wtedy, gdy kwota netto wydatku nie stanowi kosztu podatkowego, gdyż jest wyłączonym z kosztów podatkowych wydatkiem na reprezentację.
www.ReprezentacjaiReklama.pl:
| Więcej na stronie www.PodatekDochodowy.pl - sprawdź! | |||
| www.PodatekDochodowy.pl » | www.PodatekVAT.pl » | ||
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
Druki
Darmowe druki aktywne
Wskaźniki
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
Kalkulatory
Narzędzia księgowego i kadrowego
Przepisy prawne
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
| ||||||||||||
|
||||||||||||