Udział w imprezie firmowej osób spoza firmy a koszty podatkowe

Spółka z o.o. zorganizowała spotkanie świąteczne dla dziennikarzy, z którymi współpracuje przy okazji różnego rodzaju akcji marketingowych. Czy wydatki poniesione na organizację takiego spotkania mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, czy też są to wyłączone z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację?

Naszym zdaniem, w omawianym przypadku najbezpieczniej będzie, jeśli spółka nie ujmie w kosztach uzyskania przychodów wydatków na organizację imprezy świątecznej dla dziennikarzy.

Zasady kwalifikacji wydatku do kosztów podatkowych

Zgodnie z zasadą ogólną, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP (i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF). Co ważne, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF). Kosztem podatkowym mogą być natomiast, na zasadach ogólnych, wydatki na reklamę.

Reprezentacja/reklama dla celów CIT

Ustawodawca nie określił, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji czy reklamy, jednak wykształciła się w tym zakresie praktyka, zgodnie z którą:

a) reprezentacja - to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia; wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu, przy czym kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia,

b) reklama - to działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego; reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy; każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe, gdyż jest identyfikowana z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami/usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia; można rozróżnić reklamę towaru, usługi, marki czy samej firmy (przedsiębiorcy).

Tak wynika np. z interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS z 12 października 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG oraz z 2 maja 2023 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.43.2023.4.JG.

Udział w imprezie świątecznej dziennikarzy a koszty podatkowe

W zakresie wydatków ponoszonych na organizację imprezy świątecznej należy wskazać, że gdy w imprezie uczestniczą pracownicy czy członkowie ich rodzin, to wydatki na organizację takiej imprezy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (pisaliśmy o tym w BI nr 34 z 1 grudnia 2023 r.).

Odmienne stanowisko organy podatkowe zajmują jednak w odniesieniu do udziału w imprezie osób spoza firmy. Uznają one mianowicie, że są to wyłączone z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS:

z 12 października 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG - zdaniem organu podatkowego, kosztem podatkowym nie mogą być wydatki na organizację imprezy okolicznościowej w części przypadającej na udział w tej imprezie m.in. przedstawicieli samorządu terytorialnego (na terenie którego działa spółka) wraz z osobami towarzyszącymi, przedstawicieli kontrahentów i partnerów biznesowych wraz z osobami towarzyszącymi,
z 16 sierpnia 2021 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP - zdaniem organu podatkowego, kosztem podatkowym nie mogą być wydatki związane z udziałem kontrahentów, dziennikarzy czy polityków w imprezach integracyjno-szkoleniowych, zorganizowanych dla pracowników (lub byłych pracowników).

Jak stwierdził organ podatkowy w drugiej z tych interpretacji:

"(...) fakt, że niejako przy okazji organizacji (...) spotkań, w związku z uczestnictwem w nich kontrahentów, polityków, czy dziennikarzy udaje się osiągnąć pewne szeroko rozumiane cele marketingowe nie uprawnia do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem ww. osób w tych spotkaniach. Spotkania integracyjno-szkoleniowe (w tym okolicznościowe) dla pracowników (...), nie są imprezą reklamową, targami, kongresami, czy konferencją. Zupełnie inny jest bowiem przedstawiony we wniosku charakter i cel tych spotkań. W konsekwencji wydatki związane z uczestnictwem w tych spotkaniach ww. osób nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż ich związek z uzyskaniem przychodów, czy też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów jest zbyt odległy. Ponadto zauważyć trzeba, że takie okoliczności wskazane przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku, jak "budowanie przyjaznej atmosfery do prowadzenia rozmów biznesowych i wszelkiego rodzaju negocjacji", "uzyskanie rozgłosu w mediach", "konsultowanie kierunków zmian legislacyjnych, które mogłyby w sposób pozytywny oddziaływać na branżę energetyczną w Polsce (w tym na ceny świadczonych przez spółkę usług)" jednoznacznie wskazują, że wskazane we wniosku wydatki w zanegowanej przez Organ części noszą znamiona reprezentacji. (...)"

Uwzględniając powyższe - naszym zdaniem - najbezpieczniej będzie, jeśli w sytuacji, o której mowa w pytaniu, spółka nie ujmie w kosztach uzyskania przychodów wydatków na organizację imprezy świątecznej dla dziennikarzy. Organ podatkowy może bowiem uznać, że są to wyłączone z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację.