reprezentacja i reklama, koszty reprezentacji, koszty reklamy
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 23 (383) z dnia 1.12.2014

Zakup towarów z logo firmy i przekazanie ich kontrahentom w formie upominków

Jak zaksięgować fakturę zakupu drobnych upominków z logo naszej firmy, które przekazujemy kontrahentom?

1. Zasady ewidencji kosztów reprezentacji i reklamy w księgach rachunkowych oraz ich kwalifikacja podatkowa

Koszty reklamy oraz koszty reprezentacji w świetle prawa bilansowego ujmuje się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki i księguje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" lub koncie zespołu 5.

Zasadniczo zarówno koszty reklamy, jak i reprezentacji można ujmować na jednym koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe". Można również dla kosztów reklamy stosować odrębne konto na przykład 40-7 "Koszty reklamy", a koszty reprezentacji ujmować osobno na przykład na koncie 40-8 "Koszty reprezentacji". Ponadto przekazanie materiałów na cele reklamy bądź reprezentacji może być również księgowane w ciężar konta 40-1 "Zużycie materiałów i energii", a nabycie usług na potrzeby reprezentacji, czy reklamy na koncie 40-2 "Usługi obce". W przypadku jednostek prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, koszty reklamy ujmuje się na koncie 52-7 "Koszty sprzedaży", a koszty reprezentacji ujmuje się na koncie 55 "Koszty zarządu". Jeżeli jednak w ramach kont zespołu 5 jednostka nie wyodrębnia kosztów sprzedaży, to zarówno koszty reprezentacji, jak i reklamy księguje na koncie 55 "Koszty zarządu", w ramach którego może wyodrębniać konta analityczne odnoszące się do tych kosztów.

Jak widać rozwiązań ewidencyjnych jest wiele, a przyjęty w jednostce sposób postępowania należy ująć w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę do stosowania zasady (politykę) rachunkowości. Przy organizacji kont księgowych wskazane jest ponadto uwzględnić, iż księgi rachunkowe każdej jednostki powinny być prowadzone w sposób zapewniający wyliczenie dla celów podatkowych wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości należnego podatku za dany rok obrotowy. Z przepisów podatkowych wynika natomiast, że kosztów reprezentacji nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 1 pkt 28 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 updof). W związku z tym zasadne jest prowadzenie odrębnych kont do ewidencji kosztów reklamy i kosztów reprezentacji.

Definicji reklamy i reprezentacji nie znajdziemy w przepisach prawa. Niemniej jednak ocena czy poniesiony wydatek zaliczyć do kosztów reklamy, czy reprezentacji ma istotne znaczenie dla celów podatkowych. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, wydatki na reklamę zalicza się do kosztów podatkowych, natomiast koszty reprezentacji zostały wyłączone z grona kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodów. Dlatego wskazane jest każdy przypadek poniesienia wydatków na reklamę bądź reprezentację poddawać odrębnej analizie pod względem całokształtu działalności, grupy osób którym są wręczane prezenty (upominki) oraz okoliczności ich wręczania.

Zakup towarów z logo firmy i przekazanie ich kontrahentom w formie upominków Odnosząc się do tematu niniejszego artykułu warto zaznaczyć, iż według organów podatkowych gadżety o niewielkiej wartości opatrzone logo firmy, przekazywane kontrahentom w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie mają zazwyczaj charakteru reprezentacyjnego, zwłaszcza, jeśli są rozdawane masowo, to znaczy przekazywane każdemu zainteresowanemu podmiotowi (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 kwietnia 2013 r., nr IPPB5/423-100/13-3/MK, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 października 2012 r., nr ILPB3/423-307/11/12-S/EK).

2. Nieodpłatne przekazanie gadżetów z logo firmy a obowiązek rozliczenia VAT należnego

Według zasady ogólnej obowiązującej w przepisach o VAT, podatnicy mogą odliczać VAT od zakupów towarów (lub usług), w takim zakresie, w jakim towary (lub usługi) te wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli więc przy zakupie drobnych upominków (gadżetów) z logo firmy jednostce przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego, to przekazanie tych upominków kontrahentom może wiązać się z obowiązkiem wykazania VAT należnego.

Zasadniczo wszelkie nieodpłatne przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych, traktuje się jak dostawę towarów (zob. art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Przepisu tego nie stosuje się jednak do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

Z treści pytania wynika, iż jednostka nabywa towary, które w formie drobnych upominków z logo firmy przekazuje kontrahentom. Przekazywane kontrahentom gadżety mogą stanowić, w myśl art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, prezenty o małej wartości. Z treści tego przepisu wynika, że prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w wyżej wymienionej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Jeśli jednostkowa cena nabycia towaru (tutaj: upominku/prezentu) nie przekracza kwoty 10 zł, to przy przekazaniu go kontrahentom nie powstanie obowiązek wykazania VAT należnego. Podatnik nie musi również prowadzić ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób otrzymujących prezenty. Jeżeli natomiast cena jednostkowa przekazywanych upominków przekracza 100 zł, to podatnik jest zobowiązany do wykazania VAT należnego od tego przekazania, pod warunkiem, że przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT od zakupu tych towarów.

W sytuacji gdy przekazywane kontrahentom towary z logo firmy, wymienione w pytaniu, nie spełniają warunków dla prezentów o małej wartości – zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, a jednostce przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy ich zakupie, będzie ona zobowiązana do rozliczenia VAT należnego od przekazania upominków kontrahentom. Ewentualny VAT należny można ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego".

3. Ewidencja księgowa przekazania kontrahentom upominków z logo firmy

Ewidencja faktury zakupu drobnych upominków z logo firmy, które następnie będą przekazane kontrahentom, może przebiegać zapisem:

a) wartość zobowiązania wobec dostawcy:
Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
b) VAT naliczony, podlegający odliczeniu:
Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
c) obciążenie wartością upominków odpowiednich kosztów
działalności podstawowej, jeśli upominki wydano kontrahentom
bezpośrednio z zakupu:
Wn konto 40-7 "Koszty reklamy" lub odpowiednie konto zespołu 5,
Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"
oraz księgowanie równoległe na kontach zespołu 5:
Wn konto 52-7 "Koszty sprzedaży" lub 55 "Koszty zarządu",
Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeśli zakupione towary z logo firmy postanowiono wydać kontrahentom w terminie późniejszym i przyjęto je do tego czasu do magazynu, jako np. towary, zapisem: Wn konto 33, Ma konto 30, to ich wydanie można zaksięgować zapisem:

Wn konto 40-7 "Koszty reklamy" lub 55 "Koszty zarządu",
52-7 "Koszty sprzedaży",
Ma konto 33 "Towary".

W momencie wydania towarów z magazynu należy rozliczyć odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na te aktywa – jeżeli jednostka ich ewidencję prowadzi w cenach różniących się od cen zakupu (nabycia).

Przykład

Upominki z logo firmy w jednostce,
której przysługuje prawo do odliczenia VAT od ich zakupu

I. Założenia:

1. Jednostka zakupiła 100 szt. smyczy reklamowych po: 4,50 zł/szt. oraz 100 szt. polarów z logo firmy po: 39 zł/szt., które przekazała kontrahentom.

2. Faktura od dostawcy smyczy reklamowych i polarów wyniosła: 4.350 zł netto plus VAT: 1.000,50 zł. Wartość zobowiązania ogółem do zapłaty wyniosła: 5.350,50 zł. Poniesiony wydatek jednostka uznała za koszty reklamy.

3. Jednostka nie prowadzi ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób, którym przekazała prezenty. W związku z tym naliczyła VAT należny od przekazanej kwoty polarów: 3.900 zł × 23% = 897 zł. Nie naliczyła natomiast VAT należnego od przekazanych smyczy, gdyż ich wartość jednostkowa jest niższa niż 10 zł.

4. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4, a koszty reklamy ujmuje na koncie 40-7 "Koszty reklamy".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura za zakup smyczy reklamowych i polarów z logo firmy:
a) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy 5.350,50 zł 30 21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 1.000,50 zł 22-1 30
c) zaliczenie zakupionych gadżetów w ciężar kosztów reklamy 4.350,00 zł 40-7 30
2. PK – VAT należny od przekazanych kontrahentom polarów 897,00 zł 40-3 22-2

III. Księgowania:

Upominki z logo firmy w jednostce, której przysługuje prawo do odliczenia VAT od ich zakupu

Przykład

Upominki z logo firmy w jednostce prowadzącej działalność zwolnioną z VAT

I. Założenia:

1. Jednostka prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT, dlatego nie ma prawa do odliczania VAT naliczonego z faktur dokumentujących zakupy dotyczące tej działalności.

2. W celach reklamy zakupiła smycze reklamowe i polary opatrzone logo firmy, przekazując je obecnym oraz potencjalnym kontrahentom na imprezie masowej. Wartość faktury za smycze i polary wraz z VAT wyniosła: 2.460 zł.

3. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, iż koszty reklamy ujmuje ona na koncie 40-7 "Koszty reklamy" oraz na koncie 55 "Koszty zarządu".

4. Zgodnie z przepisami o VAT jednostka nie ma obowiązku rozliczania VAT należnego z tytułu przekazania upominków kontrahentom.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura za zakup upominków z logo firmy:
a) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy 2.460 zł 30 21
b) zaliczenie dokonanych zakupów w ciężar kosztów reklamy 2.460 zł 40-7 30
c) księgowanie równoległe na kontach zespołu 5 2.460 zł 55 49

III. Księgowania:

Upominki z logo firmy w jednostce prowadzącej działalność zwolnioną z VAT

W sytuacji przedstawionej w przykładzie niepodlegający odliczeniu VAT jest jednym z elementów ceny nabycia, którą definiuje art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zwracamy uwagę, że VAT w księgach rachunkowych – jeśli nie podlega odliczeniu – zwiększa koszt nabycia towaru (lub usługi), a w tym konkretnym przypadku koszt reklamy. VAT niepodlegający odliczeniu w odniesieniu do jednostek prowadzących sprzedaż zwolnioną z VAT, można ująć na odrębnym koncie "Podatki i opłaty" wtedy, gdy zakupione upominki zakwalifikuje się do kosztów niepodatkowych. Miałoby to miejsce w przypadku, gdy zakupione towary zostałyby przeznaczone na cele reprezentacji. Jak już wcześniej bowiem wspominaliśmy, wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekDochodowy.pl » www.PodatekVAT.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

listopad 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

Gofin podpowiada

Kompleksowe opracowania tematyczne

Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60