Wydatki na wystrój siedziby firmy w aspekcie reprezentacji

W obecnej rzeczywistości gospodarczej wydatki na wystrój siedziby firmy nie są kosztami reprezentacji.

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2021 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.13.2021.1.AH.

Spółka (podatnik CIT) w związku z rozwojem oraz dokonywaną sukcesywnie rozbudową zakładu kupiła i zleciła montaż akwarium w holu swojej siedziby. Hol oprócz podstawowej funkcji komunikacyjnej, pełni także funkcję poczekalni z miejscami do siedzenia dla klientów i kontrahentów krajowych i zagranicznych, znajduje się w nim również recepcja.

Spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o rozstrzygnięcie kwestii, czy wydatki na zakup i montaż akwarium, a także wydatki na jego utrzymanie, w tym czyszczenie, konserwację, uzupełnienie zasobów żywych oraz zakup pokarmu, stanowią koszty uzyskania przychodów? Jej zdaniem wymienione wydatki w świetle art. 15 ust. 1 updop są kosztami uzyskania przychodów.

Organ podatkowy zgodził się ze spółką. W uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia powołał art. 15 ust. 1 updop, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Dokonując interpretacji tego przepisu, wyjaśnił, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie o CIT, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 updop ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił, w pkt 28 tego przepisu, koszty reprezentacji.

Powołany organ zauważył jednak, że ustawa o CIT nie zawiera definicji pojęcia "reprezentacja". Próbę jego zdefiniowania podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym NSA m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd uznał za zasadne odwołanie się w tym celu do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz ten pochodzi od łacińskiego "repraesentatio" oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. W ocenie NSA oznacza to, że reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.

Organ podatkowy podkreślił jednak, że dokonując kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy, należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej.

W rezultacie w rozpatrywanej sprawie organ uznał, że akwarium stanowi jedynie element wystroju siedziby firmy, wpływający na poprawę atmosfery pracy w firmie. Znajduje się w holu siedziby spółki, w którym pracują pracownicy recepcji i w którym jest także poczekalnia dla klientów i kontrahentów.

Zakup akwarium nie jest wydatkiem reprezentacyjnym mającym na celu kreowanie, czy też poprawę wizerunku spółki, a jedynie wydatkiem na wystrój wnętrza biurowego, mającym na celu poprawę atmosfery pracy, w tym pracowników firmowej recepcji. Dobra i pozytywna atmosfery pracy wpływa jednocześnie pośrednio na przychody wnioskodawcy, gdyż zachęca pracowników do większego zaangażowania w wykonywane obowiązki. W efekcie wydatki na zakup i montaż akwarium wraz z wyposażeniem oraz na jego eksploatację mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.