Nieodliczony VAT od usług nabytych na cele reprezentacji

Ponieśliśmy wydatek na zakup usług gastronomicznych na cele reprezentacji, który nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Jak należy ująć w księgach rachunkowych otrzymaną fakturę za te usługi?

Podatek VAT naliczony przy zakupie usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Mówi o tym art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685). Zasadniczo niepodlegający odliczeniu VAT zwiększa cenę nabycia usługi. Wartość usług obcych, od których jednostka nie ma prawa odliczyć VAT, ujmuje się więc w księgach rachunkowych w kosztach działalności operacyjnej w wartości brutto.

Wydatki poniesione na cele reprezentacji, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof. Kosztem podatkowym może być jednak m.in. podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o pdof).

Jeśli nabyte usługi gastronomiczne stanowią koszty reprezentacji, to wartość netto tych usług nie będzie stanowić kosztów podatkowych, natomiast wartość niepodlegającego odliczeniu VAT od tych usług będzie można do takich kosztów zaliczyć. Jednostka może w takiej sytuacji ująć fakturę za usługę gastronomiczną następującymi zapisami:

1. Faktura za zakup usług gastronomicznych:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

2. Rozliczenie kosztu z faktury:

a) kwota netto kosztów reprezentacji niestanowiących kosztów uzyskania przychodów

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty reprezentacji - NKUP),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) kwota VAT niepodlegającego odliczeniu, ale stanowiącego koszt uzyskania przychodów

- Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" (w analityce: KUP),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) odniesienie na zespół 5

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,